Доброго времени суток, Не подскажите какая должна быть последовательность действий для уменьшения задолженнос…

Добрый.
Совершенно верно, к спорам, связанным с оплатой гражданами жилого помещения и коммунальных услуг, применяется общий трехлетний срок исковой давности, исчисляемый со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (статьи 196, 200 ГК РФ). Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 02.07.2009 N 14″.
Согласно ст. 196 Гражданского кодекса РФ общий срок исковой давности составляет 3 года.
Для долгов по услугам ЖКХ нет особых законов и особых сроков, то есть для них исковая давность тоже составляет 3 года.
Но не все так просто, и это  совершенно не означает, что как только прошло  3 года, управляющая компания спишет его, перестанет начислять неустойку и потеряет право обращаться в суд.
В законах нет указания на то, что старые долги можно списывать во внесудебном порядке по прошествии 3 лет.  

В квитанции могут числиться долги за любой срок, даже более 3-х лет.
Управляющая компания (УК) может подать в суд, чтобы их взыскать.  Вот только тогда у  ответчика, то есть должника по ЖКХ, есть возможность заявить суду о пропуске срока исковой давности УК.
Без ходатайства о пропуске срока исковой давности суд не будет принимать это во внимание и взыщет долги полностью.  Итак, по п. 2 ст. 196 ГК РФ долги за услуги ЖКХ списываются в связи истечением срока давности только в том случае, если в ходе судебного разбирательства должник заявит о пропуске этого срока. Если же заявления не было, то суд вправе взыскать задолженность полностью.
           Сам должник инициировать процесс, о списании для уменьшения задолженности по оплате за ЖКХ , не может.
Пытаться договориться с жилищником? Теоретически можно, но еще ни у кого не получилось на основании договоренностей уменьшить указанный долг.